A3 report – jak snadno řešit složité problémy

12. 11. 2022 4 min. čtení Tipy a rady

Název „A3 report“ se může zdát kryptický, ale není tomu tak. Naopak je to vcelku jednoduché, jde o to, vměstnat vše na jednu stránku formátu A3.

A3 report – jak řešit složité problémy jednoduše

Články na téma filosofie značky Toyota:

  1. PDCA cyklus a jeho výhody
  2. Toyota Way
  3. Hoshin Kanri
  4. Proč změnila konzervativní Toyota svoji koncepci?
  5. A3 report – jak řešit složité problémy jednoduše - právě čtete

Pokud jste někdy pracovali v korporátním prostředí, jistě mi dáte za pravdu, že cokoliv tam změnit, je extrémně složité a náročné. K usnadnění celého procesu existuje mnoho nástrojů, přičemž jedním z těch nejefektivnějších je A3 Report. Abychom dopředu ujasnili, jak se věci mají, tak to není nástroj čistě Toyoty. Naopak, používá se v nejrůznějších odvětvích byznysu a průmyslu, nicméně Toyota je asi nejznámější firmou, která nástroj úspěšně implementovala.

A ještě jednu věc je třeba uvést na pravou míru – A3 report je pouze nástroj. Není to spása. Řešení problémů bude stále vyžadovat nějaké úsilí (často nemalé) a zároveň je třeba, aby implementace proběhla napříč celou firmou, ne jen jedním oddělením.

Proč zrovna formát A3?

List papíru o rozměrech 297 × 420 mm nebyl zvolen náhodně. Naopak! List běžného kancelářského papíru formátu A4 je totiž na popsání jednoho problému příliš malý a nevešlo by se na něj vše potřebné. Logicky se tak nabízí sáhnout po co nejrozměrnějším formátu, tedy A2 nebo dokonce A1. Ano, je na nich spousta místa, jenže jsou to takové „plachty“, že se na nich špatně pracuje v terénu. A3 je tedy optimální kompromis, navíc se dá celý report odeslat faxem na dvakrát (fax obvykle zvládal odeslat jednu A4), což, jak některé zdroje uvádějí, byla také nepopiratelná výhoda.

Co je tedy ten A3 report?

A3 report je způsob, jakým se dá jednoduše popsat nějaký problém a jeho řešení. Primárně je to komunikační nástroj umožňující popsat komukoliv aktuální stav problému, jeho příčinu a logiku, kterou se dobereme k jeho odstranění. Do značné míry je to také vizuální nástroj a kdo jednou principy A3 reportu pochopí, ten se nebude mít problém v jakémkoliv takovémto reportu rychle zorientovat.

Používat tento nástroj může skutečně kdokoliv. Nemusí se to omezovat jen na komerční a výrobní sektor. Své přinese psychologům, lékařům, vědcům, ale třeba i sportovním trenérům. A také není nutné do toho zatahovat někoho jiného, A3 report pomůže i na úrovni jednotlivce, který si může sám pro sebe definovat problém a cestu k jeho nápravě. Ano, možná vás to napadlo také, dá se to použít třeba i jako pomůcka ke zhubnutí nebo odstranění nějakého zlozvyku.

Samotný report má několik částí a vychází z cyklu PDCA (Plan-Do-Check-Act, tedy Naplánuj-Proveď-Ověř-Jednej), přičemž všechno toto A3 report obsahuje a znázorňuje:

A3 report – jak řešit složité problémy jednoduše

Naplánuj

  • Pozadí problému – stručně popsáno, proč je jeho vyřešení důležité, jak moc to aktuálně tíží dotčené osoby/pracoviště.
  • Současný stav – část popisující aktuální situaci ve firmě ve vztahu k problému. Určitě se zde dají vyjmenovat i dočasná opatření, která byla přijata.
  • Cíle – kam se chceme dostat? Jaký má být stav po vyřešení problému?
  • Analýza skutečných (kořenových) příčin – neustále se ptáme „proč“. Děláme to tak dlouho, dokud se nedobereme skutečné podstaty příčiny. Snažíme se tím o řešení skutečných problémů, ne jejich konsekvencí.

Proveď

Realizujeme řešení problému. Snažíme se odstranit jeho příčinu a co nejvíce se přiblížit cíli nebo cílům, které jsme si stanovili v předchozím bodě.

Ověř

Nyní kontrolujeme, sbíráme data a výsledky. Analyzujeme a porovnáváme výsledky s tím, čeho jsme chtěli dosáhnout.

Jednej

Když si to vztáhneme na zmíněnou Toyotu, tak ta učí své zaměstnance, aby cokoliv, co jim fungovalo a pomohlo vyřešit problém, standardizovali. A ano, pokud někdo najde řešení na libovolný problém v rámci například firmy, měl by se o něj podělit s ostatními a především popsat jeho řešení.

Zdroj info: Toyota.
Zdroj médií: Toyota.

Informace o A3 reportu a jeho využití poskytla

Výrobní závod osobních vozů Toyota Aygo a Toyota Yaris v Kolíně s propracovaným výrobním systémem, který je založen na důmyslné organizaci práce, vysoké efektivitě a nekompromisní kvalitě.

Podobné články